Ovi opći uvjeti zakupa i suizlaganja primjenjuju se i dopunjuju sve ugovore za suizlaganje temeljem kojih Hrvatska turistička zajednica drugoj ugovornoj strani (u daljnjem tekstu: Suizlagač) omogućuje nastupe na turističkim i sličnim sajmovima kroz zakup dijelova štanda Hrvatske turističke zajednice.
1. Prijavljivanje Suizlagača
Prijava za pojedini sajam obavlja se putem prijavnice. Dostava potpisane i ovjerene prijavnice vrijedi kao ugovor. Uz prijavnicu (ugovor) potrebno je dostaviti i ispisane Opće uvjete suizlaganja na kojima je svaka stranica potpisana i pečatirana. Bez pravilno popunjene prijavnice i potpisanih Općih uvjeta suizlaganja prijava (ugovor) nije važeća. Ukoliko Suizlagač prijavljuje više od jednog sajma, dostatno je poslati samo jedan primjerak potpisanih Općih uvjeta. Ugovor se smatra zaključenim nakon što HTZ zakupniku-suizlagaču dostavi ili obavijest o prihvatu prijave ili obračun troškova suizlaganja.
Na Internet stranicama Hrvatske turističke zajednice, www.htz.hr, nalazi se popis sajmova, ukupna cijena zakupa te uređenja, a isti podaci se kontinuirano obnavljaju. Prijava je moguća tijekom cijele godine.
HTZ zadržava pravo odbijanja prijavnica Suizlagača koji nisu direktno povezani s turizmom. U slučaju ograničenog prostora HTZ će u načelu prihvaćati ranije pristigle prijave.
2. Odustanak Suizlagača
Suizlagač može otkazati prijavu odnosno zakup dijela štanda nakon što je Hrvatska turistička zajednica potvrdila prihvat te prijave pod slijedećim uvjetima:
- ukoliko suizlagač odustane od suizlaganja u razdoblju od prihvata prijavnice do tri mjeseca prije sajma, dužan je Hrvatskoj turističkoj zajednici platiti penale u visini 50% ukupnog iznosa zakupa i uređenja svog dijela štanda;
- ukoliko Suizlagač odustane od nastupa na sajmu u razdoblju kraćem od tri mjeseca prije početka sajma, dužan je platiti puni iznos zakupa (100%) i troškova uređenja svoga dijela štanda, osim u slučaju više sile. Pod višom silom se pored težih elementarnih i sličnih nepogoda podrazumijevaju i bankrot kao i teža bolest potpisnika ugovora ukoliko su kod Suizlagača zaposlene do dvije osobe te nitko drugi ne može zamijeniti potpisnika na sajamskom nastupu.
- Ukoliko dodijeljena kvadratura ne odgovara suizlagaču, on može bez plaćanja penala odustati od suizlaganja, no isključivo pod uvjetom da za isto suizlagačko mjesto postoji jedan ili više zainteresiranih drugih subjekata spremih zakupiti to mjesto, a o kojima je Suizlagač dužan obavijestiti Hrvatsku turističku zajednicu.
Suizlagač se potpisom ugovora i ovih uvjeta obvezuje Hrvatskoj turističkoj zajednici platiti troškove suizlaganja vezane uz zakup i uređenje za dodijeljeni broj kvadrata po dostavi obračuna troškova suizlaganja.
3. Promjena dodijeljenog prostora i pozicija Suizlagača
HTZ pridržava pravo da u svako vrijeme u svrhu bolje kvalitete štanda, napravi promjene na tlocrtu štanda, promijeni oblik ili poziciju prostora dodijeljenog Suizlagaču.
Pri odabiru pozicija Suizlagača unutar štanda, HTZ će se u načelu voditi po principu: željene veličine suizlagačkog mjesta, regionalne pripadnosti, datumima primitka prijavnica, ali može primijeniti i drugačije kriterije koji vode boljoj kvaliteti prezentacije hrvatskog turizma.
4. Podzakup Suizlagačkog prostora
Suizlagač je ovlašten zakupljeni prostor na štandu Hrvatske turističke zajednice dati u podzakup.
Suizlagač je obvezan obavijestiti HTZ o svojim podzakupcima u najkraćem mogućem roku, a najkasnije do dva mjeseca prije početka sajma.
HTZ će komunicirati samo s potpisnikom ugovora, dok će potpisnik ugovora komunicirati sa svojim partnerima (podzakupcima).
5. Propusnice za Suizlagače
HTZ će osigurati Suizlagaču jednu službenu propusnicu za ulazak na sajam, odnosno više njih ukoliko to omogući organizator sajma.
Suizlagač će biti obaviješten gdje preuzima propusnice. Ukoliko je za predaju zadužen voditelj štanda, iste će predati Suizlagaču najkasnije dan prije početka sajma. Dodatne propusnice Suizlagač može kupiti o svom trošku dan prije početka sajma, u čemu će imati pomoć voditelja štanda.
6. Službeni katalog sajma
Organizator sajma izdaje službeni katalog. HTZ šalje Organizatoru sajma podatke za unos u katalog sajma – one podatke koje Suizlagači popune u prijavnici (ugovoru). Trošak unosa u katalog za Suizlagače preuzima HTZ. HTZ ne preuzima nikakvu odgovornost za krive navode, greške ili ispuštene podatke, do čega može doći prilikom sastavljanja kataloga.
HTZ će omogućiti svim zainteresiranim podzakupcima Suizlagača da unesu podatke u službeni katalog, no na zahtjev i o trošku Suizlagača. Dodatni unosi u katalog mogu se tražiti isključivo prilikom prijave za sajam. U slučaju nemogućnosti unosa dodatnih podataka za katalog zbog ograničenja od strane Organizatora, HTZ ne snosi nikakvu odgovornost.
7. Cijena zakupa dijela štanda njegovog uređenja i uvjeti plaćanja
Troškove zakupa i razmjerne troškove uređenja prostora Hrvatskoj turističkoj zajednici podmiruje isključivo Suizlagač bez obzira na to da li je koristio mogućnost davanja dijela prostora u podzakup.
HTZ će Suizlagaču ispostaviti račun za troškove suizlaganja (zakup i uređenje) u godini održavanja predmetnog sajma. Troškovi suizlaganja trebaju biti plaćeni u roku od 30 dana po primitku obračuna jer će u protivnom HTZ zaračunati zatezne kamate i prisilnim putem naplatiti potraživanje.
Hrvatski Suizlagači plaćaju ukupni iznos u kunskoj protuvrijednosti po srednjem tečaju HNB-a na dan izdavanja obračuna. Strani Suizlagači plaćaju ukupni iznos u valuti tržišta (ino valuta) na kojem se sajam održava.
8. Izgled štanda, preuzimanje štanda
HTZ će osigurati jednog tehničkog izvođača kako bi cjelokupan izložbeni prostor bio jednoobrazno izrađen, poštujući sve usvojene vizualno-komunikološke konstante hrvatskog turizma. HTZ dogovara izgled štanda, dok Suizlagač nema pravo odlučivanja o izgledu cjelokupnog štanda (dizajnersko projektno rješenje), već je dužan uklopiti se u vizualni identitet prihvaćen od strane HTZ-a.
Suizlagač je dužan dostaviti svoj logo znak prema tehničkim specifikacijama navedenim u prijavnici (ugovoru). Moguće je izložiti samo jedan logo znak i to onaj Suizlagača. Ukoliko Suizlagač ima podzakupce, dužan je obavijestiti ih kako njihov logo znak neće biti izložen na štandu.
HTZ se obvezuje da će tehnički izvođač izraditi izložbeni prostor za svaku priredbu po principu "ključ u ruke" u skladu s prihvaćenom idejnom i izvedbenom projektnom dokumentacijom, te pravilima struke pazeći da izložbeni prostor bude završen i primopredaja obavljena dan prije otvaranja priredbe.
Nije dozvoljeno postavljanje dodatnih promotivnih konstrukcija (roll-up sistemi ili slično) na zakupljenom prostoru suizlagača.
9. Informiranje Suizlagača
HTZ je dužan dostaviti Suizlagaču korisne informacije o sajmu (standardiziranog sadržaja) te nacrt štanda najkasnije tjedan dana prije početka održavanja sajma. U slučaju da Suizlagač traži korekcije, koje su u skladu s općim pravilima i vizualnim identitetom štanda, potrebno je pisanim putem uputiti zahtjev sa opisom promjena odmah po primitku nacrta.
10. Dan prije početka sajma – propusnice, postavljanje štanda, slaganje materijala
Postavljanje štanda odvija se dan prije početka sajma, najčešće u prijepodnevnim satima. Predstavnik Suizlagača dužan je doći dan ranije na sajam (vrijeme dolaska dogovoriti s voditeljem štanda) kako bi preuzeo svoj dio štanda i pripadajuće propusnice, provjerio je li sve u redu s njegovim dijelom štanda te posložio promotivni materijal.
U slučaju da nešto nije u skladu s odobrenim finalnim rješenjem tehničkog izvođača za to suizlagačko mjesto, isto je potrebno odmah prijaviti voditelju štanda te u dogovoru s tehničkim izvođačem napraviti potrebne, no izvedive korekcije.
Voditelj štanda ili odgovorna osoba ispred HTZ-a zadužen je za kvalitetnu i točnu izradu štanda prema finalnom nacrtu koji je odobrio HTZ.
11. Osoblje Suizlagača
Suizlagač mora imati predstavnika/e koji će cijelo vrijeme održavanja sajma biti prisutan na štandu te dolaziti na vrijeme. Ukoliko Suizlagač mora na kraće vrijeme napustiti štand, o tome mora obavijestiti voditelja (dati informaciju kada odlazi te kad se vraća), kako bi voditelj u slučaju upita posjetitelja znao dati točnu informaciju.
Ukoliko Suizlagač ima podzakupca, potrebno je da s obzirom na veličinu zakupljenog prostora i ograničen broj sjedećih mjesta vodit brigu da ne bude previše osoba istovremeno prisutnih na štandu kako bi se spriječile nepotrebne gužve.
Suizlagač je dužan osigurati osoblje (za vrijeme cjelokupnog trajanja sajma) za svoj dio prostora i pokriti cjelokupne troškove tog osoblja.
Potrebno je voditi računa o profesionalnoj prezentaciji Suizlagača u vidu poslovne komunikacije te poslovnog odijevanja.
12. Korištenje reprezentativnog materijala, skladišta i ostalog prostora na štandu
Poslovni partneri i posjetitelji štanda ne smiju ulaziti u kuhinju/skladište, niti tamo odlagati svoje stvari, već potrebe sukladnim materijalima prenesu informatoru, koji će biti za to zadužen.
Suizlagač može koristiti samo zakupljeni izlagački prostor. Osoblje štanda i Suizlagači ne koriste VIP prostor. Stolove za sastanke na HTZ-ovom dijelu štanda Suizlagač (kada mu nije dostatan vlastiti prostor), kao i ostali hrvatski turistički djelatnici, mogu koristiti isključivo u dogovoru s voditeljem i to samo za poslovne sastanke. Ukoliko se neki od Suizlagača odrekne dijela svog radnog prostora, više ne može tražiti povratak tog dijela namještaja.
13. Dodatni sadržaj i uređenje prostora Suizlagača
Suizlagač je dužan brinuti se o dodatnim sadržajima na svom dijelu štanda (ukoliko ih predlaže) vodeći računa da to nije u koliziji sa sadržajima ostalih Suizlagača. Ako je riječ o dodatnim sadržajima (muzika, degustacija hrane i pića i sl.) za koje postoji vjerojatnost da su regulirani posebnim pravilnicima organizatora, Suizlagač je dužan o tome obavijestiti i tražiti suglasnost HTZ-a, te obavijestiti organizatora na način i u roku koji za takav sadržaj predviđa organizator.
Ukoliko Suizlagač želi neku dodatnu tehniku ili uslugu na svom dijelu štanda (printer, telefon, internet...), dužan je isto samostalno osigurati u direktnom kontaktu s organizatorom sajma ili tehničkim izvođačem (u slučaju posebnog priključka) te o tome obavijestiti kontakt osobu u Glavnom uredu.
14. Eventualne sporove rješava nadležni sud u Zagrebu
Eventualno nastale sporove stranke će rješavati sporazumno, a u nemogućnosti takvog rješenja utvrđuje se nadležnost stvarno nadležnog suda u Zagrebu.
Hrvatska turistička zajednica zadržava pravo promjena svake pojedine točke ovih Uvjeta, ako se to tijekom vremena pokaže potrebnim i opravdanim.
Za potpisnike Ugovora o suizlaganju vrijede sva ona pravila koja su s tim datumom bila na snazi.
15. GDPR
Sukladno s novom Općom uredbom o zaštiti osobnih podataka (General Data Protection Regulation –„GDPR“), koja je stupila na snagu 25. svibnja 2018. godine, dužni smo od Vas dobiti pristanak da se predmetni podaci koriste u svrhu prijave suizlagača te međusobne komunikacije istih vezane uz aktivnosti suizlaganja, ali i druge aktivnosti vezane uz nastup suizlagača i djelatnosti koje kao suizlagači predstavljaju zainteresiranoj javnost. HTZ će prikupljati i obrađivati razuman skup osobnih podataka kontakt osoba koje će u ranije navedene svrhe koristiti samostalno, ali i od strane drugih suizlagača.
Suizlagač je svjestan da je štand na kojem nastupa javno dostupan te kao takav može biti objekt fotografiranja u svrhu informiranja javnosti te je s navedenom činjenicom dužan upoznati svoje zaposlenike ili vanjske suradnike koje će angažirati na poslovima suizlaganja.
Hrvatska turistička zajednica prikupljene će podatke obrađivati zakonito, pošteno i transparentno s obzirom na podnositelja prijave te ih neće dalje obrađivati na način koji nije u skladu s tom svrhom, neće ih predavati trećoj strani, bez izričite suglasnosti podnositelja prijave.
U Zagrebu, srpanj 2018.